KI-Leitplanken
für Fachbereiche
Fassung 0.9 · August 2026 · CC BY-SA 4.0
Wofür das hier gut ist. Bevor ein KI-System in einen Arbeitsablauf einzieht, sind vier Fragen zu klären. Sie sind kurz, aber unbequem. Wer sie beantworten kann, hat den größten Teil der Governance-Arbeit hinter sich; wer sie nicht beantworten kann, sollte nicht produktiv gehen.
Das Papier ersetzt keine Rechtsberatung und keine Konformitätsbewertung. Es ersetzt die Situation, in der ein Fachbereich ein Werkzeug einführt und niemand die Frage gestellt hat.
Die vier Fragen
1. Welche Daten darf das System sehen?
Nicht: auf welche Daten könnte es zugreifen. Sondern: welche soll es sehen dürfen, und wer hat das entschieden. Dazu gehört, wie Aktualität sichergestellt wird — ein Assistent, der aus einer Wissensbasis von vorletztem Jahr antwortet, ist schlimmer als keiner, weil ihm geglaubt wird.
Woran man merkt, dass es nicht geklärt ist: Die Antwort beginnt mit „im Prinzip alles, was im Laufwerk liegt".
2. Was muss es über den Ablauf wissen?
Ein System, das eine Aufgabe erledigt, aber nicht weiß, was davor passiert ist und was danach kommt, produziert plausible Ergebnisse an der falschen Stelle. Zu klären sind die vorgelagerten Abhängigkeiten und die nachgelagerten Folgen seines Handelns.
Woran man merkt, dass es nicht geklärt ist: Niemand kann sagen, wer das Ergebnis als Nächstes verwendet.
3. Welche Systeme darf es anfassen?
Welche Schnittstellen, welche Anwendungen, welche Funktionen — und mit welchen Berechtigungen. Die Frage entscheidet darüber, ob ein Fehler eine falsche Antwort ist oder eine falsche Buchung. Zwischen Lesen und Schreiben liegt der ganze Unterschied.
Woran man merkt, dass es nicht geklärt ist: Der Zugang läuft über ein technisches Konto, dessen Rechte niemand mehr überblickt.
4. Wo liegt die Grenze?
Was darf das System ausdrücklich nicht tun? Diese Frage wird am häufigsten übersprungen und ist die wichtigste. Sie verlangt eine positive Aussage, keine Aufzählung von Restrisiken: Diese Entscheidung trifft ein Mensch. Diesen Betrag gibt niemand automatisch frei. Diese Nachricht geht nicht ohne Freigabe raus.
Woran man merkt, dass es nicht geklärt ist: Die Antwort lautet „das prüfen wir dann im Einzelfall".
Was der Gesetzgeber davon schon verlangt
Die vier Fragen sind keine Rechtspflicht. Aber wer sie beantwortet, hat die meisten Pflichten nebenbei erfüllt. Stand August 2026 gilt:
- Seit Februar 2025
- KI-Kompetenz (Art. 4 EU AI Act). Wer KI-Systeme betreibt, muss dafür sorgen, dass die damit befassten Personen sie hinreichend verstehen. Gilt für alle, unabhängig von der Risikoklasse — und wird regelmäßig übersehen.
- Seit August 2026
- Transparenz (Art. 50). Wer ein System betreibt, mit dem Menschen direkt interagieren, muss das kenntlich machen. Ein Chatbot, der sich als Mitarbeiterin ausgibt, ist seit dem 2. August 2026 nicht mehr nur unhöflich.
- Ab Dezember 2026
- Kennzeichnung synthetischer Inhalte. KI-erzeugte Texte, Bilder, Audio- und Videoinhalte sind zu kennzeichnen. Betrifft auch Marketing und interne Kommunikation.
- Ab Dezember 2027
- Hochrisiko-Pflichten. Ursprünglich für August 2026 vorgesehen, durch den Digital Omnibus verschoben. Betroffen ist, wer KI in Recruiting, Kreditvergabe, Zugangskontrolle oder ähnlich grundrechtsrelevanten Bereichen einsetzt. Eine Konformitätsbewertung dauert erfahrungsgemäß drei bis sechs Monate — rückwärts rechnen.
Die Risikoklasse hängt nicht an der Technologie, sondern am Verwendungszweck. Dasselbe Sprachmodell ist geringes Risiko, wenn es E-Mails vorformuliert — und hochriskant, wenn es über Kreditanträge mitentscheidet. Jede Einordnung beginnt deshalb bei der Frage, wofür genau das System eingesetzt wird.
Eine Seite zum Ausfüllen
Für jedes System, das in einen Prozess einzieht, eine Zeile pro Frage. Mehr braucht es zu Beginn nicht.
- Welches System, wofür? Ein Satz, konkret. Nicht „Effizienzsteigerung".
- Datenzugriff: Welche Quellen, wer hat freigegeben, wie bleibt es aktuell.
- Ablaufwissen: Was kommt davor, was danach, wer nutzt das Ergebnis.
- Systemzugriff: Lesen oder schreiben, welche Anwendungen, welches Konto.
- Harte Grenze: Was tut das System ausdrücklich nicht.
- Verantwortlich: Eine Person mit Namen. Nicht „der Fachbereich".
- Wiedervorlage: Ein Datum. Systeme ändern sich, Freigaben nicht von selbst.
Woher das kommt
Dieses Papier entsteht im Netzwerkprojekt KI-Leitplanken für Fachbereiche. Grundlage sind Fälle aus Kundenprojekten unserer Partner, jeweils mit dem, was daran schiefgegangen ist. Es ist bewusst keine Musterrichtlinie zum Abheften.
Fassung 0.9 heißt: brauchbar, aber nicht fertig. Wenn eine der vier Fragen in deiner Praxis nicht trägt oder eine fünfte fehlt, schreib uns — netzwerk@agilizernetzwerk.de. Die nächste Fassung soll zum Meetup Nr. 38 im Januar stehen.
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